Пример написания служебной записки

В крупных компаниях для согласования и урегулирования рабочих вопросов между руководителями или работниками одного уровня (на горизонтальном уровне управления) используется служебная записка. Как написать служебную записку, где найти пример написания?
Документ необходим только в тех случаях, когда устного обращения к сослуживцам не достаточно, требуется подтвердить свою просьбу, обращение письменным или электронным свидетельством.
Назначение служебной записки
[ads-pc-1]Служебная записка относится к информационно-справочным документам, используется для обмена информацией между работниками или структурными подразделениями крупной компании.
В документе может излагаться:
- Просьба: «Прошу купить новую микроволновую печь, так как старая перестала работать и ремонту не подлежит», «Прошу внести исправления на официальном сайте компании, где неверно указан состав работников отдела поставки готовой продукции. Клименко Ирина не работает в компании с 2008 года».
- Сообщение: «Сообщаем, что с 05.12.2016 образцы всех электронных документов компании доступны на диске Е, в разделе «Бланки, формы, образцы»», «Так как в общем отделе неисправно МФУ, распечатка всех документов производится в отделе бухгалтерии».
- Согласование определенных действий: «Вношу предложение: использовать для распечатки служебных документов только офисную бумагу «Снежинка»».
Информация в служебной записке является только ознакомительной, в ней не излагаются приказы и распоряжения. Документ является вспомогательным и в мелких организациях (например, состоящих из одного отдела) не используется.
Не всегда устно переданная информация доходит до работника, как пример, можно рассмотреть следующую ситуацию:
На предприятии ввели чип-карты для оплаты топлива. Начальник отдела бухгалтерии устно уведомил начальника экспресс-доставки о необходимости сообщить служащим правила пользования чипами. Начальник экспресс-доставки забыл об этом, в результате один из сотрудников использовал чип-карту в личных целях, превысил лимит топлива и принес убыток компании. Если бы начальник бухгалтерии подал служебную записку начальнику экспресс-доставки, такой ситуации можно было бы избежать.
Особенности написания служебной записки
Общую информацию в записке можно изложить в произвольной форме, но бумага должна соответствовать служебной документации.
Так как в нормативах нет такого понятия «служебная записка», в оформлении документа необходимо придерживаться общих требований, предъявляемых к внутрислужебной документации, изложенных в ГОСТе 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».
Сверху пишется «шапка документа», справа или посередине, в которой прописывается, кому направляется записка (должность, имя, фамилия).
В документе необходимо указать:
- Номер документа, дату написания.
- Просьбу, обращение, сообщение – четко, без личного обращения, отступлений.
- Данные сотрудника, составившего записку (должность, имя, фамилию).
- Подпись адресанта, лиц, заинтересованных в решении вопроса.
В некоторых организациях есть свои требования к написанию документов, которых следует придерживаться.
Образец оформления служебной записки
[ads-pc-3]Предложенный ниже пример написания записки служебного характера является ознакомительным.
Начальнику технического отдела
Писаренко Екатерине Константиновне
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.12.2016 №417
О подготовке к обучающему семинару
Прошу уведомить сотрудников технического отдела о необходимости установки видеопроектора, экрана, подключения колонок и звукового пульта в актовом зале. А также организации технической поддержки выступающим, которые используют демонстрационные материалы.
Начальник отдела подготовки и переподготовки кадров Виктюк И.Г.
Обычно в крупных компаниях есть папка с образцами документов, примерами, которые используются при написании обращения.
Записка в электронном варианте
Современные крупные компании используют для передачи информации электронную почту или организованную сеть, к которой подключен каждый компьютер сотрудника. Поэтому целесообразно обмениваться служебными записками, составленными в электронном виде (в целях экономии времени и бумаги).
Образец написания документа такой же, как и для записки на бумажном носителе. Единственное отличие, при отправке документа на личный почтовый ящик можно не указывать адресанта. Чтобы удостовериться в том, что записка прочитана и принята к исполнению, при отправке следует задать условия «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Исполнение и хранение документа
Хотя служебная записка используется только для освещения рабочих моментов, информация в ней может рассматриваться как обязательная к исполнению. Например, если заведующий технической поддержкой подает служебную записку заведующему отделом закупки о необходимости приобретения кабелей, а тот игнорирует просьбу и срывает сроки установки оборудования, наказан будет именно заведующий отделом закупки.
Сколько нужно хранить служебные записки? Согласно п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. Срок хранения электронных документов может быть определен внутренним уставом учреждения.